Was PDF-Dokumente mit Barrierefreiheit zu tun haben – und warum HTML oft besser ist

Was PDF-Dokumente mit Barrierefreiheit zu tun haben – und warum HTML oft besser ist

Das Format, das alle nutzen – und kaum jemand prüft

PDFs sind im digitalen Alltag allgegenwärtig: Produktbroschüren, Preislisten, Formulare, Berichte, Datenschutzerklärungen.

Sie wirken praktisch: einmal erstellt, überall verwendbar, druckfertig.

Für Screenreader-Nutzer:innen sind sie oft das Gegenteil davon: unstrukturierte, unlesbare Informationsblöcke.

Was ein Screenreader aus einem typischen PDF macht

Ein durchschnittliches PDF – aus Word exportiert oder aus InDesign erstellt – enthält keine Struktur, die Screenreader interpretieren können.

Was der Screenreader liest:

• Text in zufälliger Reihenfolge
• Spalten, die nicht als solche erkannt werden
• Überschriften, die wie normaler Text behandelt werden
• Bilder ohne Alternativtext
• Formularfelder ohne Labels

Für sehende Nutzer:innen sieht das PDF gut aus. Für Screenreader-Nutzer:innen ist es unlesbar.

Was ein barrierefreies PDF ausmacht

Ein zugängliches PDF ist kein Zufall – es wird gezielt erstellt.

1. Tags und Dokumentstruktur Barrierefreie PDFs enthalten Tags – unsichtbare Markierungen, die Screenreadern mitteilen: das ist eine Überschrift, das ist ein Absatz, das ist eine Liste.

2. Lesereihenfolge Die Reihenfolge, in der ein Screenreader Inhalte vorliest, muss der visuellen Lesereihenfolge entsprechen. Bei mehrspaltigen Layouts oder komplexen Designs oft nicht der Fall.

3. Alternativtexte für Bilder Jedes informationelle Bild benötigt einen Alternativtext. Dekorative Bilder müssen als solche markiert werden.

4. Formularfelder mit Labels Interaktive PDFs mit Formularfeldern müssen zugängliche Labels haben. Ohne Labels ist das Formular für Screenreader-Nutzer:innen nicht bedienbar.

5. Dokumenttitel und Sprache Der Dokumenttitel muss gesetzt sein. Die Sprache des Dokuments muss definiert sein – für korrekte Aussprache im Screenreader.

6. Lesezeichen für lange Dokumente Längere PDFs brauchen Lesezeichen – damit Nutzer:innen direkt zu Abschnitten springen können.

Wann PDF – und wann lieber HTML?

Nicht jedes Dokument muss ein PDF sein.

HTML ist von Natur aus zugänglicher als PDF. Es ist responsiv, skalierbar, durchsuchbar und screenreaderkompatibel – wenn es korrekt erstellt wird.

Das Problem mit automatisch generierten PDFs

Viele Unternehmen exportieren PDFs direkt aus:

• Microsoft Word
• Google Docs
• InDesign
• Canva

Diese Exporte enthalten oft keine oder fehlerhafte Tags. Das Ergebnis: ein optisch korrektes, inhaltlich unzugängliches Dokument.

Was hilft:

• In Word: Barrierefreiheitsprüfung vor dem Export nutzen
• In Adobe Acrobat: Tags nachträglich hinzufügen und prüfen
• In InDesign: Exportoptionen für barrierefreie PDFs konfigurieren

Was WCAG und BFSG dazu sagen

WCAG 2.1 gilt nicht nur für Websites – sie gilt für alle digitalen Inhalte, die über das Web zugänglich sind.

Das schließt PDFs ausdrücklich ein.

Das BFSG fordert für betroffene Unternehmen: barrierefreie digitale Inhalte – ohne Einschränkung auf das Format.

Ein nicht-barrierefreies PDF auf einer BFSG-pflichtigen Website ist ein Verstoß – auch wenn die Website selbst zugänglich ist.

Praktische Erste-Schritte-Checkliste

Für bestehende PDFs:

• Adobe Acrobat Accessibility Check durchführen
• Tags und Lesereihenfolge prüfen
• Alternativtexte ergänzen
• Formularfelder beschriften

Für neue PDFs:

• Quelldokument strukturiert erstellen (Überschriftenstile nutzen)
• Barrierefreiheitsprüfung vor Export durchführen
• PDF/UA-Standard als Exportziel wählen

Grundsatzentscheidung:

• Prüfen, ob HTML die bessere Alternative wäre

Wie ClarusPlus unterstützt

ClarusPlus erkennt im automatischen Accessibility-Audit auch verlinkte PDF-Dokumente und weist auf Zugänglichkeitsprobleme hin.

Das ClarusPlus Widget verbessert die Darstellung von Webinhalten – für PDF-Inhalte empfiehlt sich die direkte Korrektur am Quelldokument.

Ihre nächsten Schritte

• Identifizieren Sie alle PDFs auf Ihrer Website
• Führen Sie einen Accessibility-Check für die wichtigsten Dokumente durch
• Prüfen Sie, welche PDFs durch HTML-Seiten ersetzt werden könnten
• Starten Sie mit dem kostenlosen ClarusPlus Accessibility-Audit

Kontakt: [email protected]

Mehr erfahren: clarusplus.com